Jl Rajawali G. Elang 6

Sleman, Yogyakarta

+62 812-8630-4188

Customer Support

Daftar Isi

Pengertian Arsip: Fungsi, Tujuan, Manfaat dan Jenisnya

pengertian arsip dan jenis-jenisnya
Bagikan

Pengertian Arsip – Sebelumnya, Anda harus memahami lebih detail pengertian arsip, fungsi, tujuan, manfaat hingga jenis-jenisnya. Sebab, setiap jenis arsip memiliki fungsi, tujuan dan kegunaan yang berbeda-beda.

Arsip masih sering dibutuhkan dan digunakan di sebuah organisasi atau perusahaan, khususnya di bidang administrasi. Arsip bisa berupa dokumen maupun catatan sejarah.

Arsip yang berupa catatan sejarah mengenai kehidupan masyarakat biasanya disimpan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan. Karena arsip biasanya berisi informasi penting, maka penyimpanan harus aman untuk mencegah kerusakan.

Pengertian Arsip

Arsip adalah kumpulan dokumen bersejarah dalam format apapun atau fasilitas fisik tempat mereka disimpan. Arsip biasanya berisi sumber-sumber primer yang terakumulasi selama masa hidup suatu organisasi atau individu, kemudian disimpan untuk menunjukkan ke orang lain fungsi organisasi atau individu tersebut.

Tapi, arsip berbeda dengan bahan pustaka yang tersedia di perpustakaan. Arsip memiliki ciri khusus, seperti arsip harus autentik dan terpercaya sebagai alat bukti sah, informasinya utuh dan sesuai asal-usul serta aturan asli.

A. Menurut KBBI

Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), pengertian arsip adalah suatu dokumen tertulis, lisan atau bergambar dari masa lampau yang disimpan dalam media tulis, elektronik, pita video, disket komputer, flashdisk atau hardisk yang biasanya diterbitkan secara resmi oleh suatu instansi. Kemudian, arsip tersebut disimpan dan dijaga di tempat tertentu sebagai referensi orang lain.

B. Menurut UU No. 43 Tahun 2009

Menurut Pasal 1 angka 2 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan, pengertian arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media yang sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang diterima oleh Lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

Sedangkan, lembaga pemerintah Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), pengertian arsip adalah segala kertas, berkas, foto, film, mikrofilm, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen dalam segala macam bentuk yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan sebagai bukti tujuan organisasi, fungsi-fungsi kebijakan.

Pengertian Arsip Menurut Ahli

Para ahli pun memiliki pandangan masing-masing mengenai pengertian arsip. Berikut ini pengertian arsip menurut para ahli.

1. Sularso Mulyono

Menurut Sularso Mulyono, pengertian arsip adalah penempatan berbagai kertas dalam suatu tempat penyimpanan yang baik sesuai aturan yang sudah ditentukan terlebih dahulu. Sehingga, setiap kertasnya bisa ditemukan cepat dan mudah ketika waktunya dibutuhkan.

2. Agus Sugiarto

Agus Sugiarto berpendapat pengertian arsip adalah kumpulan suatu dokumen yang disimpan secara teratur dan berencana, karena memiliki fungsi agara setiap kali dibutuhkan bisa ditemukan cepat dan mudah.

3. Yohannes Suraja

Yohannes Suraja mengatakan pengertian arsip adalah suatu catatan atau Naskah yang dibuat dan diterima oleh organisasi pemerintah, perorangan atau swasta terkait suatu hal atau peristiwa kehidupannya dan dalam bentuk apapun, baik berkelompok maupun individu yang memiliki fungsi tertentu.

Lalu, disimpan secara sistematis agar mudah dan cepat ditemukan ketika dokumen itu diperlukan. Jadi, pengertian arsip adalah sebuah rekaman atau catatan yang diketik, dicetak atau ditulis dalam wujud angka, huruf dan gambar yang memiliki makna serta tujuan tertentu.

Arsip biasanya digunakan sebagai bahan informasi dan komunikasi yang direkam dalam berbagai jenis media, seperti kertas film, komputer atau lainnya.

Arsip Digital

Arsip digital adalah arsip yang dibuat dan digunakan dalam bentuk elektronik. Arsip digital dapat berasal dari arsip tercetak yang diubah menjadi angka, atau arsip “lahir” dalam bentuk digital. Hal yang perlu diperhatikan dalam bentuk, aksesnya dan keamanan dari arsip itu sendiri.

Fungsi-Fungsi Arsip

Secara umum, arsip berfungsi sebagai alat informasi dan alat bukti yang bisa digunakan untuk masa mendatang. Semua bentuk pengarsipan pasti memiliki nilai guna arsip, yang bisa dibedakan menjadi dua fungsi, antara lain:

1. Fungsi primer

Fungsi primer arsip adalah nilai guna arsip yang berdasarkan kepentingan pencipta arsip sebagai penunjang ketika tugas sedang berlangsung atau setelah kegiatan selesai. Fungsi primer arsip ini harus mencakup nilai guna keuangan, nilai guna hukum, nilai guna administrasi, dan nilai guna teknologi hingga ilmiah.

2. Fungsi sekunder

Fungsi sekunder arsip adalah nilai guna arsip yang berdasarkan kegunaan. Bukan lagi pada pencipta arsip, melainkan bagi kepentingan lembaga atau instansi pemerintah, swasta, perorangan dan kepentingan umum lain sebagai bahan bukti yang bisa dipertanggungjawabkan.

Fungsi sekunder arsip ini termasuk dalam nilai guna pembuktian dan nilai guna informasi.

Fungsi Arsip Menurut Undang-undang

Ada pula fungsi-fungsi arsip berdasarkan Undang-undang No.7 7 tahun 1971 Pasal 2 antara lain:

1. Fungsi dinamis

Arsip memiliki fungsi dinamis, yang mana diperlukan dalam proses pelaksanaan dan perencanaan secara langsung. Maksudnya, arsip bisa digunakan dan diperlukan untuk kegiatan sehari-hari suatu perusahaan secara langsung.

Fungsi dinamis arsip juga memiliki arti yang berubah-ubah nilai dan maknanya. Dalam hal ini, fungsi arsip yang dinamis terbagi menjadi 3 macam, yakni arsip aktif, arsip semi aktif dan arsip inaktif. Ketiga macam arsip yang memiliki fungsi dinamis itu dibedakan tergantung keperluan penggunaannya.

2. Fungsi statis

Arsip juga memiliki fungsi statis, yang mana tidak bisa digunakan langsung dalam proses penyelenggaran maupun perencanaan. Maksudnya, arsip statis tidak bisa digunakan dalam kegiatan operasional perusahaan. Maka, arsip yang masuk dalam kelompok arsip statis memiliki taraf nilai abadi yang bisa dipertanggungjawabkan.

Tujuan Arsip

Arsip memiliki peranan penting sebagai sumber informasi dan alat pengawasan yang dibutuhkan sebuah organisasi dalam melakukan perencanaan, analisis data, pengembangan, perumusan kebijakan hingga pengambilan keputusan. Karena itu, ada beberapa tujuan dari pengelolaan arsip antara lain:

1. Menghemat tempat penyimpanan

Tujuan pertama arsip adalah menghemat tempat penyimpanan. Tempat penyimpanan ini bisa berupa wadah, rak, laci, lemari, bangunan atau lainnya untuk menyimpan sesuatu. Anda bisa menyimpan berkas atau barang-barang penting dalam satu tempat yang disebut sebagai arsip.

Belajar jualan online

2. Menjaga kerahasiaan

Tujuan penyimpanan arsip juga menjaga kerahasiaan. Karena, arsip biasanya berupa berkas atau barang benda yang penting dan berpengaruh bagi banyak orang. Sehingga Anda harus menyimpannya dengan baik dan aman agar tak sembarang orang bisa mengaksesnya.

3. Menjaga kelestarian

Arsip biasanya tidak hanya berupa berkas atau barang penting, tetapi juga barang benda yang unik atau mengandung nilai sejarah sehingga perlu dijaga dan disimpan dengan baik. Hal inilah yang membuat arsip memiliki tujuan untuk menjaga kelestarian, sehingga barang benda bersejarah ini bisa menjadi pelajaran bagi generasi selanjutnya.

4. Menjaga arsip tetap baik dan aman

Arsip juga bertujuan untuk menyimpan berkas atau barang benda penting dengan baik, aman dan teratur. Hal ini dilakukan untuk mencegah kerusakan, bila sewaktu-waktu arsip tersebut dibutuhkan.

5. Mempermudah pencarian arsip

Bila Anda menyimpan berkas-berkas dan barang benda penting dalam satu arsip. Maka, Anda akan lebih mudah mencarinya jika sewaktu-waktu membutuhkan berkas atau barang benda penting tersebut. Jadi, pastikan pula tempat penyimpanan arsip Anda ada di satu tempat yang sama. Hal inilah yang membuat arsip memiliki tujuan untuk mempermudah pencarian arsip.

6. Menjaga arsip-arsip penting

Arsip juga bertujuan untuk menjaga berkas-berkas atau barang bendang penting yang mungkin harus dipertanggungjawabkan ke depannya atau dilestarikan. Karena itulah, pengarsipan juga bertujuan untuk menjaga pertanggungjawaban perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kegiatan kemasyarakatan.

7. Menghemat waktu dan tenaga

Anda akan lebih cepat mencari berkas-berkas atau barang benda penting, bila menyimpannya dalam satu arsip. Hal ini juga bertujuan untuk menghindari pemborosan tenaga dan waktu dalam pencarian arsip yang dibutuhkan

Manfaat Arsip

Arsip tidak hanya bermanfaat sebagai sumber informasi. Menurut Mulyadi melalui bukunya Pengelolaan Arsip Berbasis Otomasi (2016) mengatakan bahwa arsip memiliki 2 kegunaan, antara lain:

1. Sebagai sumber informasi 

Sumber informasi adalah medis yang berperan penting bagi seseorang dalam menentukan sikap dan keputusan untuk bertindak. Anda bisa memperoleh sumber informasi secara bebas dari teman, kerabat, guru, buku-buku, film atau video, termasuk arsip.

Arsip bermanfaat sebagai sumber informasi penting yang menyangkut suatu kegiatan maupun organisasi. Misalnya, arsip yang berisi surat pertemuan dan surat undangan.

2. Sebagai sumber yuridis 

Sumber yuridis bisa diartikan sebagai sumber hukum. Arsip bermanfaat sebagai sumber yuridis, karena bisa menjelaskan hak dan kewajiban yang harus dilakukan oleh pihak bersangkutan. Misalnya, arsip surat perjanjian hutang piutang atau surat perjanjian kerja dan sebagainya.

3. Sebagai sumber sejarah 

Sejarah adalah kajian tentang masa lampau, khususnya berkaitan dengan manusia. Arsip bisa menjadi sumber sejarah yang harus dilestarikan, diabadikan atau disimpan dengan baik. Misalnya, arsip surat serah terima jabatan atau sejarah terbentuknya sebuah perusahaan.

4. Sebagai sumber ilmu pengetahuan 

Ilmu pengetahuan adalah usaha-usaha sadar untuk menyelidiki, menemukan dan meningkatkan pemahaman manusia dari berbagai segi kenyataan dalam alam manusia. Segi-segi ini dibatasi agar dihasilkan rumusan yang pasti.

Arsip juga bisa berisi tentang ilmu pengetahuan yang harus disimpan bila sewaktu-waktu dibutuhkan. Misalnya, arsip karya penelitian atau laporan hasil uji coba.

Jenis-Jenis Arsip

Ada banyak jenis-jenis arsip yang terbagi menjadi beberapa kelompok dengan bentuk, isi, tujuan dan kepemilikan yang berbeda-beda, antara lain:

1. Jenis-jenis arsip berdasarkan kepemilikannya

Jenis arsip berdasarkan kepemilikannya terbagi menjadi 2 macam, yakni arsip yang berasal dari Lembaga pemerintahan dan instansi pemerintah atau swasta.

a. Arsip dari Lembaga pemerintahan

  • Arsip Nasional RI sebagai inti organisasi Lembaga Kearsipan Nasional yang disebut Arsip Nasional Pusat (Arnapus).
  • Arsip Nasional RI yang berada di masing-masing Daerah Tingkat I disebut dengan Arsip Nasional Daerah (Arnasda).

b. Arsip dari instansi pemerintah atau swasta

  • Arsip primer merupakan arsip asli, bukan Salinan atau tembusan.
  • Arsip sekunder merupakan arsip yang berupa Salinan dan tembusan.
  • Arsip sentral merupakan arsip yang disimpan pada pusat arsip atau arsip yang dipusatkan penyimpanannya atau sentralisasi.
  • Arsip unit merupakan arsip penyimpanan yang dilakukan oleh masing-masing unit di mana arsip itu dibuat atau desentralisasi.

2. Jenis-jenis arsip berdasarkan fungsinya

Jenis arsip berdasarkan fungsinya terbagi menjadi 3 macam, yakni arsip aktif, arsip inaktif dan arsip statis.

a. Arsip aktif

Arsip aktif adalah arsip yang masih digunakan terus-menerus untuk kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan suatu organisasi.

b. Arsip inaktif

Arsip inaktif atau arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun dan pengelolaannya oleh unit sentral dalam suatu organisasi atau instansi.

c. Arsip statis

Arsip statis adalah arsip yang tidak lagi digunakan terus-menerus bagi organisasi maupun instansi. Tapi, arsip statis ini digunakan untuk kepentingan masyarakat umum karena memiliki nilai kebangsaan dan digunakan sebagai referensi saja.

3. Jenis-jenis arsip berdasarkan isinya

Jenis arsip berdasarkan isinya terbagi menjadi 5 macam, yakni financial record, inventory record. personnel record, sales record dan production record.

a. Financial record

Arsip bisa berisi financial record yang merupakan arsip berupa catatan-catatan mengenai masalah keuangan, antara lain:

  • Arsip tentang tata cara mengajukan kredit
  • Arsip tentang tata cara pembayaran uang
  • Arsip tentang jumlah uang yang harus dibayar
  • Arsip tentang tanggal pembayaran atau pelunasan hutang

b. Inventory record

Arsip juga bisa berisi inventory record, yakni arsip berupa catatan yang berhubungan dengan keadaan barang dagangan (goods), antara lain:

  • Arsip berisi jumlah dan macam-macam persediaan barang
  • Arsip berisi harga barang-barang tersebut
  • Arsip berisi lokasi atau tempat barang tersebut
  • Arsip berisi keadaan fisik barang

c. Personnel record

Arsip juga bisa berisi personnel record, yakni catatan-catatan yang berhubungan dengan masalah kepegawaian, seperti catatan riwayat hidup, pengalaman kerja atau konduite absensi pegawai.

d. Sales record

Arsip juga bisa berisi mengenai sales record, yakni arsip berupa catatan-catatan yang berisi informasi mengenai penjualan, antara lain:

  • Arsip berisi mutu penjualan
  • Arsip berisi jumlah persediaan
  • Arsip berisi harga barang
  • Arsip berisi daerah pemasaran
  • Arsip berisi hasil penjualan
  • Arsip berisi prosedur penjualan

e. Production record

Arsip juga bisa berisi production record, yakni arsip berupa catatan-catatan yang berhubungan dengan masalah produksi, antara lain:

  • Arsip berisi jumlah barang yang dihasilkan
  • Arsip berisi jenis barang yang dihasilkan
  • Arsip berisi kualitas barang yang dihasilkan
  • Arsip berisi jenis bahan baku yang digunakan
  • Arsip berisi jenis bahan baku tambahan yang dibutuhkan
  • Arsip berisi jenis alat produksi
  • Arsip berisi laporan produksi

4. Jenis-jenis arsip berdasarkan fisiknya

Jenis-jenis arsip berdasarkan fisiknya terbagi menjadi 2 macam, antara lain:

a. Arsip tertulis

Arsip tertulis adalah arsip berupa tulisan atau tertulis, seperti surat dinas, akta dan sebagainya. 

b. Arsip visual

Arsip visual adalah arsip berupa gambar, lukisan atau pahatan yang bisa dilihat, seperti relief, poster, dan sebagainya.

5. Jenis-jenis arsip berdasarkan kepentingannya

Jenis-jenis arsip berdasarkan kepentingannya terbagi menjadi 4 macam, seperti vital record, important record, useful record, dan non essential record.

a. Vital record 

Arsip vital record merupakan warkat yang memiliki milai penting bagi suatu organisasi atau instansi, sehingga harus disimpan dengan baik dan aman selama organisasi itu masih berdiri.

b. Important record 

Arsip important record merupakan warkat yang memiliki fungsi besar dalam jangka waktu lama atau 3 tahun lebih, sehingga perlu disimpan dengan baik. Contohnya, arsip berupa surat perjanjian sewa dan sebagainya.

c. Useful record

Arsip useful record merupakan warkat yang memiliki fungsi dalam jangka waktu biasa. Arsip jenis ini harus disimpan sesuai dengan daftar retensi atau lamanya penyimpanan. Arsip jenis ini paling banyak jumlahnya di sebuah organisasi, seperti arsip surat-surat kantor.

d. Non essential record 
Arsip non essential record merupakan arsip yang kegunaannya langsung habis setelah selesai dibaca.  Arsip jenis ini tidak perlu disimpan dalam file, tetapi bisa langsung dimusnahkan atau cukup ditulis dalam catatan agenda.  Misalnya, arsip berupa undangan rapat dan lain-lain.

Nah, itu tadi penjelasan lengkap tentang apa itu arsip mulai dari pengertian arsip sampai manfaat dan jenis-jenisnya. Sebegitu pentingnya peran arsip menjadi prioritas penting dalam setiap pengadaan bahan pustaka dan menjaga dokumen-dokumennya.

Buat Anda yang ingin mengadakan buku dan bahan pustaka untuk mengisi perpustakaan sekolah, organisasi, perusahaan maupun perguruan tinggi, bisa langsung hubungi pengadaan bahan pustaka Deepublish dan dapatkan penawaran terbaik, sekarang juga.

Belajar jualan online

Dapatkan informasi terbaru dari kami seputar promo spesial dan event yang akan datang