Daftar Divisi Acara Kepanitiaan [Tugas & Jobdesk]

Divisi divisi dalam Acara Kepanitiaan dan tugas – Pastinya kepanitian mahasiswa di perguruan tinggi jumlahnya banyak sekali. Bahkan ketika pandemi seperti sekarang, kepanitian mahasiswa masih diperlukan sebab kegiatan mahasiswa tetap berjalan.

Perbedaannya, sebelum pandemi kepanitian dibentuk secara langsung atau tatap muka. Sedangkan di masa pandemi, semua kegiatan termasuk kepanitian dilakukan secara daring.

Kepanitian mahasiswa lumrahnya terdiri dari beberapa divisi-divisi. Jadi saat merencanak kegatn tertentu, dientuk divisi-divisi dalam acara yang bertugas sesuai tugas pokok dan fungsinya. Nah, bagi kamu mahasiswa baru nih. Apakah kamu tertarik mengikuti kepanitian mahasiswa?

Ada baiknya kamu mengetahui tentang divisi-divisi dalam acara Agar kamu nggak salah dalam memilih divisi. Untuk membantu kamu memahami apa saja divisi-divisi dalam kepanitian, berikut ini ulasan lengkapnya. Simak dengan baik-baik, ya.

Daftar Isi

Apa itu Panitia Acara?

Dalam dunia kuliah, kamu pasti kerap menemui seminar, workshop, pameran, panggung seni, atau kegiatan lain. Kegiatan-kegiatan itu diselenggarakan oleh panitia yang biasanya dibentuk oleh mahasiswa.

Jadi ada panitia acara yang mengurus dan mengatur jalannya acara agar kegiatan semacam itu bisa terlaksana dengan baik.

Apa sih itu panitia acara atau panitia event?

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, panitia dapat diartikan kelompok orang yang ditunjuk atau dipilih untuk mempertimbangkan atau mengurus hal-hal yang ditugaskan kepada kelompok tersebut. Panitia dapat disebutkan juga dengan komite.

Sehingga dapat disimpulkan panitia adalah kumpulan individu yang dibentuk secara sengaja untuk melaksanakan tugas tertentu yang diberikan.

Terdapat tanggung jawab untuk membuat suatu program atau tugas yang diberikan dapat berjalan.

Tujuan pembentukan panitia acara meliputi:

Memastikan terselenggaranya suatu acara
Melaksanakan fungsi manajemen dengan baik. Misalnya perencanaan, pelaksanaan pengorganisasian, pengawasan, dan evaluasi seluruh tahapan acar
Mengatur jalannya acara mulai dari persiapan hingga acara selesai
Mengelola materi acara
Mempublikasikan acara yang direncanakan
Menjalin komunikasi dengan pihak-pihak yang diajak kerjasama demi terselenggaranya acara
Mengatur dan menciptakan suasana kondusif saat pelaksanaan acara
Mengendalikan kegiatan operasional
Memastikan segala keperluan dan kebutuhan selama acara. Entah sebelum hari H atau setelah hari H
Membuat laporan perencanaan dan penyelenggaraan acara sebagai salah pemenuhan data administrasi, dan sebagainya.

Divisi dalam Acara Kepanitian

Divisi-divisi dalam acara ada banyak. Tidak acara aturan baku mengenai divisi dalam acara. Sehingga divisi dalam ara bisa berbeda-beda.

Jumlahnya pun belum tentu sama. Semua itu dibentuk sesuai kebutuhan acara tersebut. Jadi nggak aneh bila dalam satu kepanitian acara tidak ada divisi transportasi atau divisi lainnya. Terkadang nama divisi pun tidak sama lo tiap acara.

Namun secara garis besar, berikut ini adalah divisi dalam acara yang umumnya ada dalam kepanitian.

1. Divisi Acara

Divisi ini bertugas mengurus rangkaian acara. Menjadi divisi yang kerap dianggap paling sibuk mulai dari tahap persiapan sampai pelaksanaan, divisi acara harus memastikan acara berjalan sesuai dengan rencana dan konsep yang ditentukan.

Jadi secara keseluruhan, divisi acara membuat konsep acara secara umum sampai mengatur berjalannya acara.

Jobsdesk Tugas Divisi Acara

Agar lebih mudah memahami, berikut ini adalah jobdesk divisi acara:

Membuat susunan acara secara rinci dan spesifik
Berkoordinasi dengan divisi perlengkapan dalam menyusun daftar perlengkapan yang dibutuhkan
Mengundang narasumber yang biasanya mengisi acara
Mengoordinar dan mengatur hal-hal teknis di lapangan saat acara berlangsung
Melakukan sosialisasi susunan acara kepada berbagai pihak yang terkait dengan event tersebut, termasuk kepada anggota panitia
Bertanggung jawab kepada Ketua Panitia, sebagai pemimpin utama dalam kepanitian
Divisi acara dipimpin oleh seorang pemimpin divisi yang berfungsi mengoordinir anggota divisi acara

2. Divisi Humas dan Publikasi

Selanjutya adalah divisi Humas (Hubungan Masyarakat) dan Publikasi. Divisi yang membuat konsep publikasi. Sehingga acara yang direncanakan dapat diketahui dengan baik oleh khalayak.

Untuk itu, divisi diperlukan agar semakin banyak orang yang tahu tentang acara tersebut. Bisanya divisi ini diisi oleh orang-orang cakap dalam hal desain grafis , videografi, atau fotografi, karena publikasi acapkali harus didesain dengan apik dan menarik.

Jobsdeks Tugas Divisi Humas

Secara garis besar, tugas divisi humas dan publikasi meliputi:

Membuat konsep dan media publikasi acara. Contohnya membuat poster, undangan, brosur, banner, baliho, video, dan sebagainya Merancang serta mendesain Katalog
Membantu bagian dalam kepanitiaan yang mengurusi administrasi dalam mengadakan dan mengelola dokumen-dokumen yang diperlukan dalam kegiatan
Membuat daftar kebutuhan dan anggaran terkait dengan publikasi dan promosi acara
Bertanggung jawab kepada Ketua panitia
Sama seperti divisi lainnya, divisi ini juga dipimpin oleh satu pimpinan divisi

3. Divisi Perlengkapan

Nah, selanjutnya adalah divisi perlengkapan yang menyediakan semua perlengkapan yang dibutuhkan selama acara.

Dengan berkoordinasi dengan divisi lain, divisi perlengkapan menghimpun semua perlengkapan atau peralatan yang diperlukan setiap divisi.

Kemudian divisi ini memastikan ketersediaan perlengkapan seperti tepat acara, kursi acara, panggung bila ada, sampai sound system.

Tugas Divisi Perlengkapan

Merencanakan peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan
Mendata semua perlengkapan yang dibutuhkan dan mengupayakan pengadaannya
Mengadakan hubungan atau kontrak perjanjian dalam hal peminjaman dan penyewaan peralatan.
Bertanggung jawab atas pemeliharaan dan pengembalian perlengkapan acara
Mengadakan dan mendistribusikan perlengkapan acara
Melaporkan hasil-hasil kegiatan kepada Ketua Panitia. Jadi bertanggung jawab kepada Ketua Panitia

4. Divisi Konsumsi

Tak kalah penting dengan divisi lainnya nih, divisi konsumsi menjamin logistik yang diperlukan oleh semua anggota kepanitian dan peserta acara.

Divisi ini yang menyiapkan menu makanan sampai camilan serta menjadwalkan waktu makan.

Anggota divisi ini harus mampu mengatur persediaan makanan dengan cermat.

Jobdosk Divisi Konsumsi:

Menyiapkan dan mengatur menu makanan serta termasuk menentukan penjadwalannya
Menyediakan makanan untuk panitia, peserta, dan pengisi acara
Menyiapkan dan membereskan alat-alat konsumsi
Mengurus biaya konsumsi
Menjalin hubungan dengan jasa penyedia makanan
Berkoordinasi dengan bendahara terkait list kebutuhan dan anggaran
Bertanggung jawab kepada Ketua Panitia

5. Divisi Sponsorship

Kemudian ada divisi sponsorship yang berkaitan dengan pendanaan. Divisi ini memastikan tersedianya dana untuk menyelenggarakan acara.

Tugas divisi ini yang paling utama adalah mencari donor yang memberikan suntikan dana dan menjalin kerja sama dengan pihak-pihak donor.

Lumrahnya divisi ini membuat proposal untuk mengajukan kerja sama dengan pihak tertentu.

Jobsdesk Divisi Sponsorship

Membuat daftar pihak-pihak mana saja yang akan diajak kerjasama
Membuat proposal sponsorship
Mengajukan proposal sponsorship kepada pihak tertentu
Memikirkan dan merencanakan sumber pendanaan lain yang memberikan pemasukan
Menyambut dengan hangat pihak sponsor bila datang saat hari pelaksanaan acara
Melakukan follow up dana dan usaha baika pre acara maupun pasca acara
Membuat daftar kebutuhan dan anggaran yang nantinya diserahkan dengan divisi lain yang bersangkutan
Bertanggung jawab kepada Ketua Panitia

6. Divisi Keamanan

Divisi ini juga biasanya dalam sebuah kepanitian lo. Namanya divisi keamanan. Urusan kemaana pada hari acara merupakan tanggung jawab divisi ini.

Jobdesk Divisi Keamanan

Fungsi divisi ini adalah:

Mengatur dan mempersiapkan penataan seluruh kegiatan yang berkaitan dengan keamanan acara
Mengatur dan mempersiapkan sarana-sarana yang berkaitan dengan keamanan acara
Berkoordinasi dengan pihak keamanan seperti satpam untuk penjagaan lokasi acara
Bertanggung jawab kepada Ketua Panitia

7. Divisi Dokumentasi

Nggak boleh ketinggalan juga nih, divisi dokumentasi yang berfungsi memotret momen. Mulai dari sebelum acara sampai setelah acara berlangsung. Divisi ini dilengkapi dengan alat-alat dokumentasi seperti kamera.

Jobdeks Divisi Dokumentasi

Tugas divisi dokumentasi mencakup:

Memproduksi dokumentasi kegiatan dalam bentuk foto ataupun video
Mengabadikan momen baik saat sebelum dan sesudah acara
Melaporkan hasil kerja kepada Ketua Panitia

Divisi-divisi di atas hanyalah contoh. Umumnya dalam kepanitian ada divisi lain seperti divisi transportasi dan divisi kesehatan.

Intinya, setiap divisi bisa dibentuk atau ditiadakan sesuai kebutuhan acara. Ada kalanya kepanitian tidak memiliki divisi kesehatan karena memang keberadaan divisi itu kurang krusial dalam acara.

Selain divisi-divisi, dalam kepanitian juga daa Ketua Panitia, Sekretaris, dan Bendahara.

Sama pentingnya dengan divisi, tiga bagian tersebut sangat diperlukan peran dan tugasnya dalam sebuah kepanitian.

8. Ketua Panitia

sebagai sosok pemimpin utama, Ketua Panitia adalah penggerak tim. Seorang Ketua Panitia harus mempunyai jiwa kepemimpinan dan kemampuan untuk memotivasi dan mengorganisasikan anggota panitia.

Sehingga cara yang dibuat dapat berjalan lancar. Jadi kehadiran Ketua Panitia bersifat wajib dalam sebuah kepanitian. Tanpa seorang pemimpin, kepanitian nggak akan berjalan.

Nah, sering kali seorang ketua dibantu oleh wakil ketua.

Jobdeks Ketua Panitia

Adapun tugas ketua panitia acara adalah sebagai berikut :

Memimpin semua anggota panitia. Sehingga setiap divisi berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan
Melakukan koordinasi dengan setiap anggota panitia
Membuat detail konsep dan melimpahkan tugas kepanitiaan kepada yang bersangkutan
Mengarahkan dan mengawasi berjalannya acara
Melakukan evaluasi kepanitian secara rutin
Bersikap tegas dan bertindak sigap ketika terjadi masalah. Sehingga ia dapat membuat keputusan tepat untuk mengatas masalah yang muncul.
Bertanggung jawab kepada penanggung jawab acara. Misalnya dalam tataran kampus, bertanggung jawab kepada Rektor
Meminta laporan pertanggungjawaban semua divisi dalam kepanitian
Bersama sekretaris, ketua panitia membuat laporan pertanggungjawaban (LPJ) pasca penyelenggaraan acara

9. Sekretaris

Seperti disinggung sebelumnya, Ketua Panitia juga didampingi oleh Sekretaris. Apa sih tugasnya sekretaris?

Jadi sekretaris adalah seseorang yang ditugaskan untuk mengurus hal-hal yang berhubungan kesekretariatan dan administrasi.

Jobdeks Sekretaris dalam kepantiaan

Beberapa tugas seorang sekretaris diantaranya adalah :

Membuat surat-surat resmi seperti surat permohonan surat undangan, surat kontrak kerjasama, surat peminjaman, surat penyewaan, proposal penyelenggaraan acara, laporan pertanggungjawaban, dan sebagainya.
Membuat Surat Keputusan kepanitiaan, bila ada
Menyiapkan dan mengedarkan daftar hadir peserta dan daftar hadir panitia
Menyiapkan sertifikat untuk panitia maupun peserta jika dibutuhkan
Berkoordinasi dengan divisi lain untuk memenuhi kebutuhan mereka terkait kegiatan administrasi
Bertanggung jawab kepada Ketua Panitia

10. Bendahara

Pasti kamu sering mendengar bagian ini. Ya, bendahara. Tugasnya nggak jauh-jauh dari pengelolaan dana dalam sebuah kepanitiaan. Bendahara dibutuhkan karena tugas utamanya dalam mengatur keuangan.

Agar keuangan dapat dikelola dengan baik dan nggak sampai membengkak, kepanitian perlu sosok bendahara yang pandai mengatur keuangan.

Jobdeks Bendahara dalam Kepanitiaan

Tugas bendahara terdiri dari:

Membantu ketua panitia dalam melaksanakan tugasnya,terutama dalam hal pengelolaan anggaran
Menyusun rencana anggaran belanja untuk memenuhi kebutuhan acara
Mengelola dan mengawasi pemasukan dan penggunaan dana
Melakukan koordinasi dengan divisi lain terkait kebutuhan dana
Membuat pembukuan pendanaan secara rinci dan .jelas
Bertanggung jawab kepada ketua Panitia

Kesimpulan Divisi-divisi dalam Acara

Itu dia divisi-divisi dalam acara dan bagian-bagian lain yang ada dalam sebuah kepanitiaan. kalau kamu tertarik mengikuti kepanitian, kamu harus memastikan kemampuanmu dan jobdesk divisi. Keduanya harus selaras agar kamu bisa berkontribusi dalam sebuah acara dengan optimal.

Rekomendasi Buku Organisasi

Baca Artikel terkait berikut ini.

Pertanyaan umum mengenai kepanitiaan acara dan tugasnya

Apa itu panitia acara?

Panitia acara merupakan kumpulan orang-orang yang memiliki tugas dan jobdesk masing-masing sesuai fungsinya untuk mencapai tujuan bersama, yaitu terwujud dan terlaksananya acara dengan baik dan lancar.

Apa yang harus dilakukan oleh Seksi acara?

Secara umum, divisi acara inilah yang memiliki peran penting mulai dari rangkaian acara sampai acara puncak dikonsep dan berjalan. Jadi, kalau ditanya ngapain aja, maka ide konsep, kerja dan berani tampil di depan adalah tugasnya.

Alasan memilih divisi acara?

Biasanya orang yang memilih divisi acara adalah orang yang berani mengambil risiko, memiliki ide dan konsep yang terukur dari pengalaman, mau sibuk, serta berani berbicara di depan umum.

Kontributor: Ana Widiawati | Editor : Ridwan Karim